Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Anwendung bei einem Anbieter mit Serverstandort in Deutschland. Eingesetzt wird die netcup GmbH, Daimlerstraße 25, 76185 Karlsruhe (nachfolgend „netcup“). Wenn Sie unsere Anwendung nutzen, verarbeitet netcup in unserem Auftrag verschiedene personenbezogene Daten, die über einen Browser oder eine Anwendung übermittelt werden.

Die Nutzung des Anbieters erfolgt im Interesse einer sicheren, schnellen und zuverlässigen Bereitstellung unseres Angebots (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit dem Anbieter wurde ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

3. Erhebung von Daten / Server-Logfiles

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website – hierzu müssen die Server-Logfiles erfasst werden.

4. Cookies und Session

Wir verwenden technisch notwendige Cookies, um die Anmeldung und die Authentifizierung der Nutzer zu ermöglichen. Die Authentifizierung wird über NextAuth realisiert. Hierbei wird ein Session-Cookie gesetzt, das die angemeldete Sitzung kennzeichnet und nach dem Abmelden bzw. nach Ablauf der Sitzungsdauer ungültig wird.

Diese Cookies sind für den Betrieb der Anwendung zwingend erforderlich und dienen der Bereitstellung eines von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienstes. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine Einwilligung ist für technisch notwendige Cookies nicht erforderlich.

5. Registrierung und Vertragsdaten

Zur Nutzung unserer Anwendung müssen Sie ein Benutzerkonto anlegen. Hierbei erheben wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Organisations- bzw. Unternehmensdaten sowie ein verschlüsselt gespeichertes Passwort. Diese Daten verarbeiten wir zur Begründung, Durchführung und Verwaltung des Nutzungsverhältnisses.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zur Erfüllung des Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach dessen Beendigung unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht.

6. Verarbeitung im Rahmen der Immobilienverwaltung

HausNivo ist eine Software zur Verwaltung von Gewerbeimmobilien. Im Rahmen der Nutzung verarbeiten unsere Kunden über die Plattform personenbezogene Daten Dritter, insbesondere Daten von Mieterinnen und Mietern sowie von Eigentümerinnen und Eigentümern (z. B. Name, Kontaktdaten, Vertrags-, Abrechnungs- und Zahlungsdaten).

Bezüglich dieser Daten handeln wir ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO für unsere Kunden. Der jeweilige Kunde ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die von ihm eingegebenen Daten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines mit dem Kunden geschlossenen Vertrags über Auftragsverarbeitung. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung des Kunden und nicht zu eigenen Zwecken.

7. KI-Assistent „Nivo“

Innerhalb der Anwendung bieten wir einen KI-gestützten Assistenten mit dem Namen „Nivo“ an. Wenn Sie den Assistenten nutzen, werden Ihre Eingaben (Anfragen) sowie hierfür erforderliche Kontextdaten zur Verarbeitung an unseren Dienstleister Anthropic übermittelt und dort verarbeitet, um eine Antwort zu erzeugen.

Anthropic verarbeitet diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Eine Nutzung der über die Schnittstelle übermittelten Inhalte zum Training von KI-Modellen findet nicht statt. Die Verarbeitung dient der Bereitstellung der von Ihnen gewünschten Assistenzfunktion und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Soweit eine Übermittlung in Drittländer erfolgt, wird diese durch geeignete Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) abgesichert.

8. Zahlungsdienstleister

Derzeit werden über die Anwendung keine Online-Zahlungen über externe Zahlungsdienstleister abgewickelt. Innerhalb der Anwendung erfasste Zahlungsdaten (z. B. zu Mietzahlungen) dienen ausschließlich der Verwaltung durch die jeweilige Organisation.

Sobald eine Online-Zahlungsfunktion integriert wird, ergänzen wir an dieser Stelle den eingesetzten Zahlungsdienstleister, dessen Datenschutzbestimmungen sowie die Rechtsgrundlage der Verarbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Vertragserfüllung).

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

10. Speicherdauer und Aufbewahrungsfristen

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Erreichung des jeweiligen Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für steuer- und handelsrechtlich relevante Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, insbesondere nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sowie nach § 147 AO und § 257 HGB. Diese betragen in der Regel bis zu zehn Jahre. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten gelöscht, sofern sie nicht für laufende Verfahren weiterhin benötigt werden.

11. Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, zur Ausübung Ihrer Rechte sowie für Anregungen oder Beschwerden zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

Wir sind gesetzlich nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet und haben keinen benannt. Bei Anliegen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten.